Had jij al een agenda nog voor je kon lezen? Jongleren tussen drie prioriteiten – en vier cofounders – lijkt je eerder spannend dan stresserend? Heb je minstens zeven jaar ervaring als directieassistent(e)? Dan zijn we op zoek naar jou!
Wie zijn wij?
Vorig jaar gingen FINN en Gosselin & de Walque samen om Belgisch marktleider te worden in strategische communicatie en public affairs. Met ons team van ervaren specialisten werken we voor prestigieuze klanten en aan opdrachten met een grote zichtbaarheid en een duidelijke maatschappelijke relevantie. In ons team vind je voormalige communicatiedirecteurs van eerste ministers en beursgenoteerde bedrijven, voormalige journalisten uit nationale media, een ex-VP van een succesvolle techstartup in Berlijn, generaals en de oprichter van een influencer marketing agency in San Francisco. Als onderdeel van Only, een Europese groep van creatieve ondernemers, combineren we ambitie met een cultuur die gericht is op samenwerking en resultaten.
We zoeken een directieassistent(e) die polyvalent is, zelfstandig kan werken en een warme persoonlijkheid heeft (contract van onbepaalde duur).
Belangrijkste verantwoordelijkheden
Voor ons is je job van essentieel belang: jij bent de spil die ervoor zorgt dat het team optimaal kan functioneren. Je bent proactief en dynamisch en neemt het initiatief zonder te wachten tot iemand je daarom vraagt.
Ondersteuning van de co-founders en van het team
- Coördinatie van de agenda’s van de co-founders
- Organisatie van wekelijkse teamvergaderingen en opvolging van actiepunten
- Administratieve ondersteuning voor alle teamleden
Operations en administratie
- Beheer van bedrijfswagens, verzekeringen en abonnementen
- Opvolgen en up to date houden van de operationele tools en documenten van het kantoor
- Logistieke coördinatie van de kantoren, reservering van vergaderruimtes
Personeelszaken (ondersteuning)
- Ondersteuning bij de voorbereiding van evaluaties en het opvolgen van de bijbehorende procedures
- Ondersteuning bij wervingsprocessen (coördinatie, opvolging, onboarding)
- Ondersteuning van het Happiness-team: organisatie van teambuildings, interne evenementen en get-togethers
Boekhouding (ter ondersteuning)
- Ondersteuning bij het opvolgen van facturen en betalingen
- Contactpersoon voor het boekhoudkantoor en de Only-groep voor dagelijkse verrichtingen
Wie ben jij?
- Je hebt een masterdiploma in administratief beheer, boekhouding, human resources of een ander vakgebied.
- Je kunt bogen op minimaal 7 jaar succesvolle ervaring in een vergelijkbare functie.
- Je gebruikt vlot software zoals Word, Excel en PowerPoint perfect, evenals courante digitale tools zoals Google en/of Microsoft, Slack, timesheet-platforms zoals Teamleader, enz.
- Je begrijpt hoe boekhoudplatforms, sociale secretariaten, projectbeheer, overheidsopdrachten, … werken, of bent bereid hierin opgeleid te worden.
- Je bent positief, dynamisch en zelfstandig: je neemt initiatief en vindt het geweldig om oplossingen te bedenken.
- Je drukt je uitstekend uit, zowel schriftelijk als mondeling.
- Je hebt een actieve kennis van het Nederlands of het Frans en bent bereid om de tweede taal actief te leren (tweetaligheid is een pluspunt). Een passieve kennis van het Engels is vereist.
- Je bent reactief en houdt je aan deadlines, zelfs als het tempo omhoog gaat.
- Je bent beschikbaar om minimaal 4 dagen per week vanuit onze kantoren in Brussel te werken.
- Je deelt onze waarden: intelligentie & ambitie, openheid & nieuwsgierigheid en toewijding en zorgzaamheid.
Wat bieden wij?
- Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur bij een snelgroeiend bedrijf.
- Een functie met directe invloed op de kwaliteit van het teamwerk en de goede werking van het kantoor.
- Een respectvolle en stimulerende werkomgeving. Bij FINN/Gosselin & de Walque vind je collega’s die eigen verantwoordelijkheid en autonomie respecteren en aanmoedigen, maar die ook teamgeest, gezelligheid en de wil om samen te werken belangrijk vinden.
- Een balans tussen werk en privéleven. Velen van ons hebben een gezinsleven en nevenactiviteiten. We begrijpen dat niet alles altijd te plannen is. Daarom geloven we sterk in teamwerk. Hoewel we iedereen aanmoedigen om drie dagen per week op kantoor te werken om de samenwerking en teamgeest te versterken, ondersteunen we ook werken op afstand.
Als je je in dit profiel herkent, stuur ons dan je cv en je motivatiebrief naar hr @finn.agency met als onderwerp „Executive assistant“. Alleen volledige sollicitaties worden in behandeling genomen.