Een crisiscommunicatieplan speelt zowel voor, tijdens als na crisissituaties een belangrijke rol. Bij FINN hebben we samengewerkt met multinationals, kmo’s, openbare instellingen en ngo’s om crisiscommunicatieplannen op maat te maken.
Een crisiscommunicatieplan bevat informatie – zoals contactgegevens en processen – en hulpmiddelen – bijvoorbeeld logboeken en kant-en-klare verklaringen. Bovendien omvat het ook best practices en lessen uit eerdere crisissen en dient het als basis voor crisiscommunicatietrainingen en -simulaties.
Communicatieplannen worden opgesteld in nauwe samenwerking met de organisatie en weerspiegelen de bedrijfstak, de omvang en internationale aanwezigheid en het risicoprofiel.
Een crisiscommunicatieplan bevat meestal de volgende elementen:
Crisisdefinitie(s) en risicobeoordeling
Een goede voorbereiding op crisiscommunicatie begint met een goed begrip van de risico’s waarmee de organisatie wordt geconfronteerd en wie er betrokken kan zijn bij dergelijke crisissituaties.
Stakeholderanalyse
In een stakeholderanalyse identificeren en categoriseren we interne en externe stakeholders die de organisatie in het geval van een crisis moet informeren.
Risicobeoordeling & scenario’s
Een gedetailleerde beoordeling van potentiële crisissituaties die zich in de organisatie kunnen voordoen. We gaan na hoe waarschijnlijk het is dat crisistypes zich voordoen en wat hun impact kan zijn, samen met de ontwikkeling van realistische crisisscenario’s.
Crisisdefinities
Een duidelijke definitie van wat voor de organisatie een crisis is en welke soorten crisissituaties zich in de organisatie kunnen voordoen.
Crisisinitiatieprotocollen
Tot slot beslissen we wie officieel een crisis mag uitroepen. Dat vraagt om duidelijke en ondubbelzinnige protocollen om crisissen te initiëren en de interne belanghebbenden te waarschuwen die het Crisiscommunicatieteam (CCT) en het Crisis Management Team (CMT) bemannen.
Rollen en verantwoordelijkheden: CMT & Woordvoerder(s)
Crisiscommunicatieteam
Een lijst van teamleden met gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden, samen met hun actuele contactgegevens.
Woordvoerder(s)
Aanwijzing van officiële woordvoerder(s) om de organisatie te vertegenwoordigen en trainingsplannen voor hen over het omgaan met vragen van de media en interacties met het publiek.
Protocollen en procedures, kanalen
Protocollen en procedures
Gedetailleerde richtlijnen voor de informatiestroom, inclusief goedkeuringsprocessen en besluitvormingsprotocollen.
Documentatie
Procedures voor het documenteren van elke stap, beslissing en communicatie tijdens een crisis en sjablonen voor het bijhouden van logboeken en verslagen.
Systeem voor monitoring en rapportage
Instellen van tools en procedures voor het monitoren van media en sociale media en opzetten van een rapportagesysteem om real-time informatie te verzamelen en te verspreiden.
Kanalen
Identificatie van primaire en secundaire communicatiekanalen voor interne en externe communicatie en instructies voor het effectief gebruik van elk kanaal.
Hulpmiddelen
Sjablonen
Gebruiksklare sjablonen voor interne en externe communicatie, evenals voor ondersteunende taken (logging, message maps, Q&A’s, communicatieplannen).
Checklists
Checklist om de kwaliteit en consistentie van communicatie tijdens crisissituaties te verhogen, inclusief cascaderegels voor soorten communicatie, stakeholders en hun kanalen, en tone of voice.
Message maps
Voorbereide en kant-en-klare boodschappen die gebruikt kunnen worden in de crisiscommunicatie. Typisch omvat dit “versterkende” boodschappen voor onderwerpen zoals diversiteit & inclusie (DEI), beperking van cyberrisico en tegenpartijrisico en de voorgeschiedenis op vlak van duurzaamheid en veiligheid.
Lijst met hulpmiddelen
Een uitgebreide lijst van bronnen die beschikbaar zijn tijdens een crisis, inclusief lijsten met contactpersonen, medialijsten en technische bronnen.
Informatie & overwegingen
Wettelijke & ethische richtlijnen
Een overzicht van juridische overwegingen en ethische richtlijnen die gevolgd moeten worden tijdens communicatie en plannen om af te stemmen met juridisch advies.
Internationale overwegingen
Aanpassingen voor verschillen in taal, cultuur en regelgeving in internationale contexten en afspraken met lokale PR- en juridische experts.
Updates, evaluatie , trainingen
Planning voor updates en evaluaties
Regelmatig geplande evaluaties en updates van het crisiscommunicatieplan en een lijst met triggers voor een onmiddellijke evaluatie van het plan.
Planning voor training en simulatie
Plannen voor regelmatige trainingssessies en simulaties om teamleden voor te bereiden en het plan te valideren en beoordelingscriteria om de effectiviteit te evalueren.
Evaluatie na een crisis
Procedures voor het uitvoeren van evaluaties en analyses na een crisis en actieplannen voor het doorvoeren van verbeteringen op basis van de geleerde lessen.
Op zoek naar een crisiscommunicatieplan? Neem vandaag nog contact met ons op
Sinds 2006 hebben we met tientallen grote en kleine organisaties samengewerkt om robuuste crisiscommunicatieplannen en -trainingen op te zetten. Neem vandaag nog contact met ons op om te zien hoe we uw crisisparaatheid naar een hoger niveau kunnen tillen.