Communicatie kan nog zo goed doordacht zijn, als je als organisatie – ook te goeder trouw – juridisch in de fout gaat, ben je terug naar af. In een eerste van twee blogposts zoomen we in op een communicatie-activiteit vanuit een juridisch perspectief. We doen dit op een gevulgariseerde, ook voor niet-juristen begrijpelijke wijze. Deze bijdrage werd geredigeerd door Griet Verfaillie en Lynn Pype van Peeters Advocaten.
Algemene regel: ‘recht op afbeelding’
In veel verschillende contexten is het nuttig als onderneming om foto’s van personeelsleden in te zetten in je communicatie. In juridische termen is er sprake van het ‘recht op afbeelding’. Crux van de zaak is dat voor het nemen van elke menselijke afbeelding maar ook voor het gebruik ervan toestemming vereist is van de afgebeelde persoon. Vooraleer je dus een foto- of video-opname maakt van iemand, moet je hem in principe om zijn toestemming vragen. Wil je nadien deze foto’s of de video gebruiken (bv. publiceren op het internet of in een krantje) dan moet je nogmaals om zijn toestemming vragen. De toestemming tot het maken van een afbeelding, impliceert dus niet automatisch de toelating tot het gebruik ervan. De toestemming moet apart gevraagd worden.
De toestemming tot het maken van een afbeelding, impliceert niet automatisch de toelating tot het gebruik ervan.
Foto’s op publieke plaatsen
Wanneer de persoon zich echter op een publieke plaats bevindt, dan is het nemen van zijn afbeelding niet onderworpen aan zijn uitdrukkelijke toestemming. Er bestaan hierover verscheidene strekkingen in de rechtsspraak maar de meerderheid is het er over eens dat wanneer iemand op een voor het publiek toegankelijke plaats aanwezig is, hij de stilzwijgende toestemming heeft gegeven tot het maken van zijn foto. Wat betreft de toestemming voor het gebruik van de foto of de video, hangt het er van af of de afgebeelde persoon toevallig op de foto staat of het hoofdonderwerp vormt. Vormt de afgebeelde persoon het hoofdonderwerp van de foto en/of de video dan is er voorafgaandelijke toestemming nodig voor het gebruik ervan. Gaat het eerder om een bijkomstige aanwezigheid van de persoon dan is er in principe geen voorafgaandelijke toestemming nodig voor het gebruik ervan. Deze impliciete toestemming (zowel voor het nemen als voor het gebruik van de foto) wordt ook verondersteld wanneer de persoon in kwestie zich in een menigte bevindt, en als individu zijn persoonlijk karakter verliest. Wanneer we kunnen spreken van een menigte wordt door de rechtbank geval per geval bekeken. Let wel op, wanneer het een geïndividualiseerde foto betreft, waarbij de achtergrond van ondergeschikt belang is, dient opnieuw de uitdrukkelijke toestemming voor het gebruik ervan te worden verkregen.
Voorbeeld 1: Je organiseert een rampoefening in de buurt waar je chemische fabriek gelegen is. Je wenst op je website enkele foto’s te gebruiken waarop buurtbewoners in close-up staan. Mooi idee, maar toch eerst toestemming vragen.
Foto’s op het werk
Gaat het om het nemen van beelden in een besloten kring (bijvoorbeeld tijdens een groepsactiviteit van het werk), dan wordt er een onderscheid gemaakt tussen gerichte en niet-gerichte beelden. Een gerichte afbeelding zal een afbeelding zijn waarop een of meerdere personen helder in beeld wordt gebracht of waarvoor wordt geposeerd. Bij niet-gerichte beelden gaat het eerder om sfeerbeelden of beelden waarop personen toevallig aanwezig zijn zonder dat er een focus wordt gelegd op één of meerdere personen.
In geval van gerichte afbeeldingen moet de toestemming van de betrokken persoon voor het nemen van de foto en het gebruik ervan vooraf worden gevraagd. Hij dient te weten hoe de afbeeldingen zullen worden verspreid (intern of extern, op de siteof via een intranet, in een krantje, folder etc.) en het doel waarvoor de foto’s zijn genomen. Ook moet hij geïnformeerd worden over zijn recht van informatie, toegang, en verzet met betrekking tot de genomen beelden.
Voor wat betreft niet-gerichte beelden is er geen toestemming nodig en volstaat het mee te delen aan de betrokkene(n) dat er beelden zullen worden genomen, voor welk doel en voor welke publicatie. Het nemen van de niet-gerichte foto (sfeerbeelden van een activiteit, of een groepsfoto) valt binnen het normaal verwachtingspatroon van de betrokkenen. Worden de niet-gerichte foto’s echter gebruikt om publiciteit te voeren voor het werk, dan valt dit niet binnen het normale verwachtingspatroon en moet er toestemming worden gevraagd voor dit specifieke gebruik indien een persoon herkenbaar is afgebeeld.
Voorbeeld 2: je organiseert een bedrijfsfeestje en wenst de foto’s te delen op Facebook? Dat kan perfect, maar wie gericht in beeld komt moet eerst zijn toestemming geven.
We moeten hier nog aan toevoegen dat deze toestemming niet vereist is wanneer het gebruik van de foto noodzakelijk is voor de organisatie van het werk. Het voorbeeld bij uitstek hiervan is de publicatie van foto’s van de werknemers op het intranet “smoelenboek” of voor het maken van een identificatiebadge.
3 stelregels
Samengevat komen we tot de volgende stelregels:
1. De verspreiding aan de buitenwereld van de foto’s van de werknemer op de arbeidsplaats of in een andere private ruimte, zal enkel mogelijk zijn met de voorafgaandelijke toestemming van de werknemer in kwestie en dient beperkt te blijven tot het gebruik waarvoor deze laatste heeft toegestemd.
2. Blijven de afbeeldingen daarentegen binnen de bedrijfsmuren en is het gebruik noodzakelijk voor de organisatie van het werk, dan is de toestemming in principe niet noodzakelijk.
3. Betreft het een foto van een activiteit buitenshuis, dus op een plaats toegankelijk voor het publiek, dan is de toestemming vereist indien het om een gericht portret gaat. Sfeerbeelden en foto’s van menigten kunnen dus genomen worden zonder de uitdrukkelijke voorafgaandelijke toestemming, zolang ze gebruikt worden binnen het normale verwachtingspatroon van de gefotografeerde werknemers.
De fotografische en andere verspreiding van deze blogpost is door FINN en Peeters Advocaten alvast helemaal toegestaan.